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COAPG/PRPG - Comunicado sobre arquivamento de processos antigos
A Pró-reitoria de Pós-graduação (PRPG) através da Coordenação Geral de Operacionalização das Atividades de Pós-Graduação (COAPG), emite comunicado sobre o arquivamento de processos antigos.
COMUNICADO |
COMUNICADO COAPG/PRPG
Em atenção à Nota Técnica n.º 03/2020-ACE/DACE/UFPB, editada para resolver a questão do acúmulo de processos nas unidades da UFPB – quais sejam, aqueles de tramitação atípica, iniciados em formato físico (papel) e registrados em modo digital com a criação do SIPAC e a adesão da UFPB ao processo eletrônico – a COAPG/PRPG vem comunicar o procedimento a ser adotado para o arquivamento dos feitos (2007 a 2017): 1 – A Coordenação de Operacionalização das Atividades de Pós-Graduação (COAPG), cujas competências principais são a expedição/registro de certificados de pós-graduação lato sensu e de diplomas de mestrado/doutorado no âmbito da UFPB, assim como o reconhecimento de diplomas de pós-graduação obtidos no exterior, é fruto de modificação estrutural ocorrida em 2017, quando a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa da UFPB foi desmembrada em dois setores: a Pró-Reitoria de Pós-Graduação (PRPG) e a Pró-Reitoria de Pesquisa (PROPESQ), nos termos da Resolução n.º 01/2017 do Consuni. 2 – O artigo 101 da referida resolução estruturou a PRPG através dos seguintes órgãos: (i) Coordenação-Geral de Acompanhamento e Avaliação dos Programas e Cursos de Pós-Graduação Stricto e Lato Sensu (CAAPG); (ii) Coordenação-Geral de Operacionalização das Atividades de Pós-Graduação (COAPG); (iii) Divisão de Atividades Financeiras (DAF); (iv) Gabinete do(a) Pró-Reitor(a). 3 – Com essas mudanças, inúmeros processos que eram centralizados na então denominada Coordenação Geral de Pós-Graduação (CGPG), da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa, foram enviados à CAAPG, incluindo processos antigos relativos a diplomas, certificados e reconhecimento de diplomas que lá ficaram retidos, sem movimentação, desde 2013. 4 – Diante da necessidade de solucionar esse acúmulo indevido, a CAAPG passou a redistribuir os referidos processos para os setores de destino, tendo COAPG recebido de lá, entre 02/09/2020 a 09/09/2020, cerca de 1.840 processos antigos que estavam sem movimentação. 5 – Esse volume de processos antigos recebidos na COAPG está tumultuando o trabalho efetivo do setor, pelas razões a seguir elencadas:
6 – Diante disso, a análise individualizada de quase dois mil processos antigos que estavam parados em outro setor (CAAPG), a maioria datada entre 2012 a 2017, torna-se absolutamente impossível, sob pena de inviabilizar o trabalho ordinário do setor, comprometendo a eficiência prevista no art. 37 da Carta Magna. 7 – Por outro lado, o fato desses processos terem permanecido sem movimentação há tantos anos (na maioria deles, apenas há o registro da capa do processo eletrônico, sem quaisquer outros documentos) e sem reclamações por parte das pessoas interessadas confirma que a finalidade processual foi atingida através dos processos físicos à época: expedição/entrega dos diplomas e certificados. Assim, o administrado não estaria sujeito a prejuízos com o arquivamento imediato, até porque pode solicitar o desarquivamento se for de seu interesse. 8 – É preciso ressaltar também que essa movimentação de processos da CAAPG para a COAPG tem gerado dois problemas:
9 – Por tais motivos, reiterando a ausência de prejuízos aos administrados, o cumprimento das finalidades processuais, a possibilidade de desarquivamento posterior dos processos antigos e a consequente localização dos processos físicos, a COAPG/PRPG pretende cumprir o disposto na Nota Técnica n.º 03/2020-ACE/DACE/UFPB adotando a seguinte metodologia de trabalho: a) O arquivamento de todos os processos antigos de diplomas/certificados que vieram da CAAPG, relativos aos anos de 2007 a 2017, evitando, assim, os transtornos acima apresentados; b) Com o retorno do trabalho presencial, a COAPG inspecionará os poucos processos físicos que constam no setor e que, em sua maioria, são do ano de 2018, procedendo, assim, ao arquivamento dos respectivos processos eletrônicos, caso haja.
Prof.ª Duina Porto |
Emerson Barbosa - ASCOM/PRPG