Mapeamento de Processos

Mapeamento de processos é um importante método que nos permite identificar a sequência real e lógica das atividades que compõe um processo, ou seja, suas entradas, recursos, medidas, saídas, clientes e etc. Além de identificar outros elementos que irão interagir e influenciar no fluxo de trabalho daquele processo.

Qual a importância de mapear processos?

Um dos principais pontos importantes é COMPREENDER O PROCESSO! Só melhoramos o que medimos, só medimos o que registramos e só registramos o que conhecemos e compreendemos.

De que forma?

Identificar os elementos presentes nos processos, verificar os gargalos e o desempenho das atividades, constatando oportunidades de melhorias e implementando práticas que promoverão um processo mais e eficiente.

Com isso, padroniza-se o processo, transforma-se o processo e melhora-se o processo!

E como funciona o mapeamento na prática?

• Definir qual o escopo do mapeamento, quais ferramentas serão utilizadas e qual será a equipe;
• Sensibilizar as partes envolvidas;
• Levantar dados e informações preliminares a respeito do processo por meio das partes envolvidas e documentações existentes;
• Observar e transcrever o processo atual, ou seja, o processo na forma como ele acontece na prática. Vá até o local onde acontece o processo (GEMBA) e descreva e desenhe o processo detalhadamente, não poupe esforços nessa etapa, ela faz toda a diferença. Em caso de dúvidas, consulte as partes envolvidas;
• Analisar e revisão o processo: Identifique os gargalos, os recursos utilizados, as atividades, os métodos, se há algum ponto que não se conecta muito bem, as divergências, tudo quilo que está acontecendo no processo;
• Propor melhorias para o processo e aplicá-las;
• Manter, padronizar e melhorar constantemente.

E como uma dica extra:

Para tornar essas sequências de atividades mais visual utiliza-se a representação do processo por meio dos fluxogramas e para entender melhor as entradas e saídas do processo pode se utilizar uma matriz SIPOC, por exemplo, ou seja, ferramentas que possibilitem o entendimento do que acontece em todo processo.  

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