Solicitação de diárias e passagens
Atenção!
No dia 03/01/2020, houve a publicação da Portaria MEC Nº 2.227, de 31/12/2019, que trata dos procedimentos para afastamento da sede e do país e concessão de diárias e passagens. Porém, devido a inúmeras críticas, a Portaria Nº 2.227/2019 foi revogada pela Portaria MEC Nº 204/2020, publicada em 07/02/2020.
No âmbito da UFPB, dia 27/01/2020, houve a publicação da Instrução Normativa Reitoria/UFPB Nº 01, que regulamenta a solicitação, autorização, concessão, pagamento, ressarcimento e prestação de contas de diárias e passagens. Diante disso, foram disponibilizados novos modelos de formulários que podem ser acessados aqui na página do CCAE ou no site da PRA.
I. SISTEMA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS (SCDP)
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O que é?
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É o sistema oficial do Ministério da Economia para a solicitação de pagamento e prestação de contas de diárias e passagens para o usuário no deslocamento em território nacional e internacional.
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Quem tem direito?
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Servidores (Professor e/ou Tae) que se afastam a serviço da sede em caráter eventual ou transitório, para território nacional ou internacional, fazendo jus a passagem e diárias em caráter indenizatório para o pagamento de despesas com pousada, alimentação e locomoção.
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Quanto aos estudantes, há a possibilidade de concessão apenas de passagem para participação em eventos/pesquisas, desde que devidamente comprovado o interesse direto da instituição.
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Ainda, é possível o pagamento a colaborador eventual, sendo este a “pessoa física sem vínculo com a Administração Pública que lhe presta algum tipo de serviço, em caráter eventual e sem remuneração, fazendo jus, quando cabível, ao recebimento de passagens, diárias e auxílio-deslocamento, para gastos com transporte e estada que assumir em decorrência do serviço empenhado, sem qualquer caráter empregatício”(Art. 4º, III – IN Nº 01/2020).
II. SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS NACIONAIS
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Disposições gerais:
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Para fins de processo de concessão de diárias e passagens, considera-se proposto a pessoa que viaja e presta contas da viagem realizada.
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A participação de servidores em feiras, fóruns, seminários, congressos, simpósios, grupos de trabalho e outros eventos será de, no máximo, dois representantes para eventos no país por unidade ou entidade vinculada (Art. 38, IN Nº 01/2020-GR).
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O proposto, ou sua chefia imediata, deve reunir a documentação necessária, que deve estar devidamente preenchida e assinada pelos dois.
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No momento de efetuar uma solicitação de diárias e/ou passagens, é importante que o proposto ou sua chefia imediata, escolha os deslocamentos, as datas e os horários que melhor atendam as necessidades do serviço e a otimização dos recursos que serão utilizados, prezando sempre pela eficiência.
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Os documentos devem ser escaneados separadamente, com boa resolução e tamanho máximo de 2 MB por documento, em formato PDF.
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Quando o afastamento iniciar na sexta-feira, bem como os que incluam sábados, domingos e feriados, obrigatoriamente deverá constar a justificativa na solicitação.
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No CCAE, todo processo de solicitação de diárias e passagens, bem como o de prestação de contas, deverá ser realizado por meio do e-mail: diariasepassagens@ccae.ufpb.br.
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Os deslocamentos de viagens nacionais deverão ser enviados via SCDP com antecedência de 20 (vinte) dias, conforme o Art. 13, da IN Nº 01/2020-GR. Isso implica dizer que o proposto deverá enviar sua solicitação por e-mail com um prazo de, pelo menos, 25 (vinte e cinco) dias de antecedência, de modo que o setor responsável no CCAE tenha tempo suficiente para encaminhar a demanda.
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Não podendo atender ao prazo estabelecido, é necessário anexar justificativa assinada, por autoridade superior.
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Documentação Necessária (Art. 15, IN Nº 01/2020-GR):
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Formulário de requisição de diárias e passagens obrigatório, devidamente preenchido;
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Convite;
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Programação da missão;
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Documentação que comprove a participação em atividades que exijam a realização de trechos com embarque e desembarque em locais distintos (quando houver);
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Ofício/Memorando de solicitação de autorização da viagem;
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Autorização formal da Autoridade Superior, conforme casos previstos no Art. 20, da IN Nº 01/2020-GR; e
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Documentação relativa ao meio de transporte:
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Veículo Próprio: Anexar declaração de veículo próprio, com os dados do veículo e isentando a instituição de possíveis danos que venham a ocorrer com o veículo; ou
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Veículo Oficial: Anexar requisição de transporte autorizada pela Subprefeitura; ou
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Bilhetes aéreos adquiridos com recursos próprios do proposto. (* A apresentação do comprovante de reserva de voo é obrigatória em caso de aquisição pelo proposto e deve estar de acordo com os dias das diárias solicitadas, podendo se estender para um dia antes da data do evento até um dia após o evento. Os comprovantes de embarque, neste caso, também serão exigidos no momento da prestação de contas).
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Solicitações de diárias e passagens para Servidor Público Estadual e Municipal deverão acrescentar a documentação pertinente:
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Declaração dos valores recebidos a título de auxílio-transporte e auxílio-alimentação.
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Solicitações de diárias e passagens para colaboradores eventuais (não for servidor público ativo) deverão acrescentar a documentação pertinente (Art. 17, IN Nº 01/2020-GR):
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Nota técnica da unidade justificando a viagem do colaborador eventual, a compatibilidade da qualificação do beneficiado com a natureza da atividade e o nível de especialização exigidos para desempenhá-la;
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Documento de identificação;
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Currículo resumido do beneficiado.
III. SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS INTERNACIONAIS
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Disposições Gerais:
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Para fins de processo de concessão de diárias e passagens, considera-se proposto a pessoa que viaja e presta contas da viagem realizada.
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A participação de servidores em feiras, fóruns, seminários, congressos, simpósios, grupos de trabalho e outros eventos será de, no máximo, um representante por unidade ou entidade vinculada para eventos no exterior (Art. 38, IN Nº 01/2020-GR).
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A documentação pertinente para abertura do processo de concessão de diárias e passagens internacionais deverá ser encaminhada via processo SIPAC para Assessoria Administrativa do CCAE que realizará a análise e dará os devidos encaminhamentos.
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O processo administrativo com vistas à autorização de afastamento do país deverá ser encaminhado para o Gabinete da Reitoria, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, considerando-se a data de início do afastamento (Art. 16, IN Nº 01/2020-GR). Isso implica dizer que o proposto deverá enviar sua solicitação com um prazo de, pelo menos, 65 (sessenta e cinco) dias de antecedência, de modo que o setor responsável no CCAE tenha tempo suficiente para encaminhar a demanda.
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O prazo deverá ser rigorosamente cumprido, acarretando sua inobservância à devolução do pedido ao solicitante (§1º, do Art. 16, IN Nº 01/2020-GR).
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A autorização de afastamento do país deverá ser publicada no Diário Oficial da União antes da data inicial da viagem (§2º, do Art. 16, IN Nº 01/2020-GR).
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Documentação Necessária (Art. 16, IN Nº 01/2020-GR):
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Formulário de solicitação de autorização para afastamento do país;
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Documento(s) que justifique(m) o afastamento, tais como carta-convite ou documento congênere manifestando interesse da organização do evento, governo estrangeiro, organismo ou entidade internacional quanto à participação de representante da UFPB;
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Agenda ou programação do evento com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
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Ofício com solicitação de autorização do dirigente da unidade, ou seu substituto legal, informando o nome da pessoa indicada a participar da missão, expressando a existência de ônus, para a UFPB, conforme disposto no Decreto Nº 91.800, de 18 de outubro de 1985;
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Discriminação dos valores das passagens, das diárias e do custo total do afastamento;
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Esclarecimento detalhado do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado; e
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Estimativa e disponibilidade orçamentária para emissão de passagens e pagamento de diárias.
IV. PRESTAÇÃO DE CONTAS
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Disposições gerais:
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O prazo para apresentação no SCDP da documentação necessária para prestação de contas nacional é de 5 (cinco) dias corridos, contados da conclusão da missão e de 30 (trinta) dias, contados do retorno da viagem, para prestação de contas internacional.
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O envio da documentação deverá ser feito para o e-mail diariasepassagens@ccae.ufpb.br com antecedência para que haja a conferência, ajustes, se necessário, e a apresentação no sistema. Caso não seja possível o envio em tempo hábil, deve ser incluída a justificativa de prestação de contas fora do prazo para a apresentação da prestação de contas fora do prazo.
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É de responsabilidade do proposto se munir de documentos que venham a comprovar a efetiva realização das atividades previstas.
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O Relatório de Viagem deverá estar devidamente assinado pelo proposto e pelo responsável da unidade.
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O servidor ou o colaborador eventual ficará impedido de realizar nova viagem enquanto não apresentar, ou não for aprovada, sua prestação de contas. Isso em qualquer órgão Federal controlado por este Sistema.
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Documentação Necessária (Art. 32, IN Nº 01/2020-GR):
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Relatório de Viagem Nacional ou Internacional, a depender do caso;
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Certificado/Declaração de participação no evento;
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Canhotos de embarque (apresentação dos bilhetes ou canhotos dos cartões de embarque, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea).
OBSERVAÇÃO: as instruções acima apresentadas não excluem a responsabilidade do proposto de ler e cumprir a legislação vigente disponível em http://www.pra.ufpb.br/pra.
OBSERVAÇÃO: FALTA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS GERA SANÇÕES PARA O/A SERVIDOR COM PENDÊNCIA
ATENÇÃO:
CONFORME AS INÚMERAS DEMANDAS QUE TRAMITAMOS DIARIAMENTE, A ASSESSORIA ADMINISTRATIVA RECOMENDA/ORIENTA QUE AS DOCUMENTAÇÕES DE SCDP, SEJAM ASSINADAS OU DE PRÓPRIO PUNHO OU VIA SOUGOV, OU ASSINADAS VIA SIPAC (preferencialmente).
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Instruções para Solicitações de Diárias e Passagens
Checklist - Documentação - Solicitação Diárias, Passagens e Hospedagem
Instrução Normativa MPOG Nº 03/2015
Instrução Normativa MPOG Nº 04/2017
Instrução Normativa PRA/UFPB Nº 01/2020