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Fundamentação Teórica:
Um dos autores do campo da Arquivística, Delmas (2010) trata, em sua obra, de clarear a importância dos arquivos para a sociedade, Os arquivos servem para provar, lembrar-se, compreender e identificar-se. Provar seus direitos, é uma utilidade jurídica e judiciária. Lembrar-se é uma utilidade de gestão. Compreender é uma utilidade científica de conhecimento. Identificar-se pela transmissão da memória é uma utilidade social. (DELMAS, 2010, p. 21). Nesse sentindo é possível perceber o quanto o arquivo possui papel social relevante. Organizar e preservar documentos é garantia de assegurar direitos e interesses dos cidadãos. Acreditando nessas premissas, a ideia inicial desse projeto de extensão está fundada em agenciar à comunidade o conhecimento e prestação de serviços e atendimento a instituições públicas e privadas como escolas, postos de saúde, comércio, ONGs e demais entidades, no que tange à organização de seus conjuntos documentais. O estado Paraíba não possui um arquivo público estadual esse fato compromete, entre outros, o atendimento aos direitos dos cidadãos e a preservação da memória do Estado. Um arquivo público estadual tem como finalidade principal a responsabilidade pelo conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos do estado no exercício de suas atividades, pelos poderes Executivo e Legislativo, em decorrência de suas funções administrativas e legislativas. O arquivo público também tem como função atender e assessorar os acervos documentais de personalidades e empresas privadas que possuem documentação que agreguem ao panorama cultural do estado além da função social que existe em organizar, guardar e preservar, por exemplo os arquivos de escolas e empresas extintas garantindo assim o acesso aos documentos de grande número de cidadãos que necessitam recuperar documentos de instituições dessa natureza. O descaso com acervos documentais, em si, pode ser revelador. Em tempos onde o acesso à informação pública é regra, tratar acervos arquivísticos negligentemente pode relevar, silêncios, obscurecimento de ações e atitudes institucionais. Entretanto muitas instituições são negligentes com seus documentos por mero desconhecimento das normas e técnicas arquivísticas adequadas, também por desconhecerem que há um profissional especializado nessa temática. A gestão documental é crucial para racionalizar o acúmulo de documentos. É necessário que as instituições, públicas e privadas adotem política documental, para que haja condições adequadas e respaldadas por normas internas que abranjam o documento desde o momento de sua produção, uso, tramitação, organização, destinação e de apropriado armazenamento. A esse respeito, e tomando como base outras instituições públicas federais, Indolfo (2012, p.21) reforça que: Ainda hoje [...] persistem procedimentos inadequados para realização das atividades de gestão de documentos e constata-se, nos serviços arquivísticos, o conhecimento teórico-metodológico desnivelado das atribuições de um serviço de arquivo, o que impede a superação de obstáculos na implementação de programas e ações de gestão de documentos. O atual quadro arquivístico de inúmeras instituições do estado é preocupante, não é diferente do que foi, anteriormente, exposto por Indolfo (2012). Oliveira (2008) cita Berger & Luckmann (1985) onde ressalta sobre o que precede o processo de institucionalização e afirma que a formação de hábitos: ações tornadas habituais passam a formar o acervo de possibilidades possíveis, frente a uma situação que demande uma ação-resposta, considerando o contexto das empresas paraibanas, é possível trazer à tona suas memórias por meio da intervenção, organização e disponibilização de seus acervos documentais; Por outro lado os autores reforçam que, ”nesse processo, uma série de outras ações possíveis, que não se tornaram habituais e conseqüentemente não se institucionalizaram, não são consideradas, por não fazerem parte desse acervo” Nesse sentindo Oliveira (2008) acentua suas afirmações e enfatiza que: o que primeiramente se destaca nessa definição é o trabalho de seletividade que age no e pelo processo de institucionalização das práticas, hábitos e normas. Então, percebemos que a instituição, em sua trajetória de formação e afirmação, opera seletivamente. Nesse trabalho, ela parece empregar procedimentos que garantam a consecução de seus objetivos, e os motivos para essa operação podem estar relacionados às práticas de “sobrevivência”, auto-afirmação, estabilidade e legitimação. (OLIVEIRA, 2008, p.95). Os arquivos e depósitos de documentos em âmbito organizacional são criados por conta do aglomerado documental, e a maioria destes “depósitos” não contam com a presença de arquivistas ou técnicos em Arquivo. Desse modo, na atualidade é difícil, inclusive, afirmar com precisão quantos são, e em que condições estão os arquivos e depósitos de documentos na Paraíba. O governo do Estado, sancionou em 30 de dezembro de 2018, a Lei 11.263 que dispõe sobre a criação do Arquivo Público do Estado da Paraíba, do Sistema Estadual de Arquivos e que define as diretrizes da política estadual de arquivos públicos e arquivos privados de interesse público e social. Esta Lei foi um importante avanço e foi preparada por equipe com membros da Fundação casa de José Américo, Universidade Federal da Paraíba e Universidade Estadual da Paraíba. Um importante passo para tratar, custodiar e dar acesso à valiosos acervos arquivísticos que a Paraíba possui. Entretanto, é necessário que ações emergenciais sejam adotadas em acervos sob situações de risco. Na ausência do arquivo público estadual, o Arquivo Central da UFPB tem sido referência e constantemente procurado por instituições públicas e privadas do município de João Pessoa e outras cidades do estado para buscarem informações técnicas e procedimentos para cuidarem de seus acervos documentais. Como exemplos concretos dessas demandas podemos citar os resultados do projeto de extensão do edital UFPB no seu munícipio de 2018 intitulado “potencializando arquivos escolares”, o qual mostrou a urgência em cuidar dos arquivos escolares do município de João Pessoa e que será abrangido por esse projeto. Outro caso de acervo documental em risco e que foi procurar apoio do Arquivo Central foi a situação do acervo de Departamento de Pessoal da usina açucareira Santa Maria do município de Areia. O município de Areia, localizado na região do brejo paraibano, é considerado patrimônio histórico nacional desde 2006. No início da década de 1990, a região passou um por um momento de imensa transformação em sua estrutura em decorrência da falência da usina açucareira Santa Maria, deixando muitos de seus ex-trabalhadores sem condição de reprodução social e proprietários de terras sem sua principal fonte de renda, a saber, a venda da cana-de-açúcar para a usina. Momento histórico de ruptura que precisa ser melhor compreendido, sobre o qual esse projeto pretende se debruçar através do resgate de documentos de valor histórico. Boa parte desses trabalhadores, estão hoje, em fase de aposentadoria e necessitam acessar esses documentos. Diante da crescente demanda de urgências arquivísticas, um projeto de extensão é uma ótima possibilidade atender às solicitações da sociedade e exercer papel de apoio às questões de cunho técnico, bem como de efetiva atuação direta com a comunidade uma vez que o potencial informacional dos conjuntos documentais que serão atendidos, é fundamental para a sociedade. Este projeto se enquadra no projeto pedagógico do Curso de Graduação em Arquivologia, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas do Campus I da UFPB. Onde serve de ponto de contato entre os corpos docente e discente do curso e a comunidade. Em seu Projeto Político Pedagógico as atividades de extensão são abordadas como essenciais para o desenvolvimento do curso e dos discentes que estão em processo de formação.
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Referências:
ALMEIDA, Horácio de. Brejo de Areia: Memórias de um município.2. ed.João Pessoa : Ed. Universitária UFPB,1980. ARQUIVO NACIONAL. Conselho nacional de Arquivos. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. 2001. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. ______.Universidade e arquivo:perfil, história e convergência. Transinformação, v.1, n.3, set./dez.,1989, p.15-28. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: 1997. v. 1. BERGER, Peter L.; LUCKMANN, T. A construção social da realidade. Petrópolis: Vozes, 1985. DELMAS, Bruno. Arquivos para quê? São Paulo: Instituto Fernando Henrique Cardoso (iFHC), 2010. INDOLFO, Ana Celeste. Vinte anos da Lei dos arquivos: a questão da gestão de documentos. In: VENÂNCIO, Renato e NASCIMENTO, Adalson (Orgs.). Universidades e arquivos: gestão, ensino e pesquisa. Belo Horizonte: Escola de Ciência da Informação da UFMG, 2012. NASCIMENTO, Clodemir da Costa. Coordenação de Contabilidade e Finanças da Pró-reitoria Administrativa da UFPB: relato das barreiras e desafios para uma gestão arquivística. 2010. 73 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Biblioteconomia) - Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal da Paraíba. João Pessoa, 2010. OLIVEIRA, Carmen Irene Correia. Memória e identidade institucional: um estudo de caso. In. Revista Vivência 34. Espaço e tempo: dossiê. Natal: EdUFRN, 2008, pp. 63-72 UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA. Conselho Universitário. Resolução n° 257/79. Aprova o Regimento da Reitoria da UFPB. João Pessoa, 1979. Disponível em: . Acesso em: 10 jun. 2010.
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