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Relatório de Atividades

por PROPLAN publicado 08/05/2020 20h30, última modificação 08/05/2020 23h26

Passo a Passo de Elaboração

O Relatório de Atividades tem o objetivo de registrar o desenvolvimento das atividades dos servidores, principalmente em regime de teletrabalho. É um instrumento de desempenho, de gestão e, ao mesmo tempo, um salvaguarda jurídico para os servidores e os órgãos. Também, uma boa prática de autogestão que contribui para o autodesenvolvimento profissional.

A elaboração do Relatório de Atividades deve ser feita por meio do DOCUMENTO, cadastrado no sistema SIPAC, como registro oficial.

O passo a passo para a elaboração do relatório e o cadastramento do documento no sistema SIPAC deve ser feito seguindo as orientações no modelo.

 

Casos de Uso Aplicados

O Relatório de Atividades deve ser entregue por todos os servidores da unidade para registro e arquivamento do trabalho realizado.

O fluxo para a elaboração dos relatórios, considerando a estrutura organizacional da UFPB, pode ser coberto, na maioria das unidades, por dois casos:

  • Caso 1: o servidor técnico-administrativo prepara seu relatório, via sistema SIPAC, cadastrando-o como DOCUMENTO para registro oficial, assina eletronicamente e insere como assinantes o seu chefe imediato e o gestor da unidade. Após análise, caso o chefe imediato entenda que o relatório necessita de ajustes, não assina e comunica ao servidor técnico-administrativo para refazê-lo. Caso esteja de acordo, o chefe imediato assina eletronicamente o documento. O gestor da unidade, então, avalia e assina eletronicamente. Após a assinatura,  registra o recebimento e arquiva para fins de gestão da unidade.

Caso 1

  • Caso 2: representa a relação entre servidores em cargo de gestão e seus superiores, por exemplo, coordenação e pró-reitoria. Nesse caso, o servidor prepara seu relatório, via sistema SIPAC, cadastrando-o como DOCUMENTO para registro oficial, assina eletronicamente e insere como assinantes o seu chefe imediato que é o gestor da unidade. Após análise, caso o chefe imediato entenda que o relatório necessita de ajustes, não assina e comunica ao servidor para refazê-lo. O gestor da unidade, então, avalia e assina eletronicamente. Após a assinatura,  registra o recebimento e arquiva para fins de gestão da unidade.

Caso 2

Outras estruturas funcionais, não cobertas nos casos apresentados, podem ser adaptados a partir deles.

 

Suporte às Dúvidas

Saulo Eduardo - Administrador (CODEINFO/PROPLAN): 

 

Perguntas Frequentes e Dúvidas

1. Há prazo de entrega do relatório?

Conforme Ofício Circular n.º 22/2020-PROGEP,

"Orientamos as chefias imediatas a atualizarem quinzenalmente esses relatórios. Após isso, pedimos que encaminhem ao dirigente máximo de cada unidade. Havendo, eventualmente, necessidade de apresentação dessa documentação aos órgãos de fiscalização interna e/ou externa à UFPB, solicitaremos que esses relatórios sejam enviados à PROGEP, de forma integral e abrangente, de modo a que fique cabalmente demonstrado o trabalho de excelência que vem sendo realizado por todos nós."

Como boa prática, recomenda-se que o relatório de atividades individual seja feito semanalmente e enviado ao término do expediente do servidor, no último dia útil semana, para o fechamento laboral. As chefias imediatas consolidam e atualizam quinzenalmente, seguindo as recomendações acima da PROGEP.

2. O relatório pode ser feito por equipe, setor, grupo de trabalho, comitê, etc.?

NÃO. O Relatório de Atividades é individual, deve ser feito por todos, estando presentes, em razão de serviços essenciais, ou em regime de teletrabalho. Portanto, não pode ser feito um único relatório por equipe, ou setor, ou unidade.

3. Os servidores em grupo de risco (idade, gravidez, transplantes, etc) também devem entregar o relatório?

SIM. A exceção é para os afastados por motivo de saúde ou aqueles impedidos de realizar suas atividades laborais, legalmente amparados. 

4. O chefe de um setor, como chefe imediato, também precisa fazer seu relatório?

SIM. Lembrar que todo servidor tem um chefe imediato e, portanto, deve elaborar seu relatório.

5. Se a unidade da chefia imediata e a unidade do servidor forem a mesma, como proceder no cadastramento na etapa de movimentação do documento?

O SIPAC permite o cadastramento da origem e destino como sendo a mesma unidade.

6. O chefe imediato ou o chefe da unidade deve assinar o documento (Relatório de Atividades), assim que receber a notificação para assinatura eletrônica do documento pelo SIPAC?

NÃO. Somente após feita a análise do relatório e a aprovação, então, a chefia imediata assina. Após a assinatura da chefia imediata é que o gestor da unidade (chefe da unidade) assina e procede com o registro de recebimento do documento e o arquivamento.

 7. Em relação ao modelo de reltório, deve seguir aquele modelo que está no passo a passo ou pode adicionar um arquivo pdf ou fazer em outro formato?

 O Modelo de Relatório sugerido foi proposto para atender às necessidades de se registrarem as atividades dos servidores no período de vigência da Portaria 090/2020 GR/REITORIA/UFPB, encaminhado com orientação da PROGEP, por meio de ofício. O modelo atende aos requisitos básicos de registro de atividades, rápido de preencher, padronizado, fácil de ser avaliado pela chefia imediata e pelo gestor da unidade, conteúdo no corpo do próprio documento, assinado eletronicamente, auditável e de fácil emissão de relatório através do SIPAC. Atendendo a esses requisitos básicos, o registro das atividades e o gerenciamento e controle desses registros, não há impeditivo quanto ao uso de outros modelos ou formatos. É de responsabilização da chefia imediata, conforme Ofício Circular n.º 22/2020-PROGEP.