UFPB segue tendência mundial e se organiza para “uso zero do papel”

A Universidade Federal da Paraíba (UFPB) acompanha a tendência mundial que prevê a substituição do uso do papel em processos administrativos. Esses procedimentos passarão a ser realizados por meios digitais, a partir de março. A informação foi confirmada pelo Pró-Reitor de Administração, professor Aluísio Souto, Reitor em exercício da UFPB. Ele contou que esse trabalho já vem sendo preparado desde 2016 e acompanha uma determinação do decreto 8.539, da Presidência da República.

Neste ano, de acordo com Aluísio Souto, não será recebido nem criado nenhum processo administrativo usando o papel. “Realizamos uma série de atos preparatórios para a implantação dos processos eletrônicos, fizemos testes e consolidamos os procedimentos necessários”, disse o Reitor em exercício.

A “administração sem papel”, como vem sendo chamado esse processo, pretende aumentar a segurança, a transparência e promover maior economia para as instituições que a utilizem. “Teremos mais celeridade no atendimento das demandas, o facil e rápido acesso às informações do processo, a redução dos custos com material de expediente e um grande impacto ambiental positivo”, avalia o professor Aluísio Souto. Ele contou que somente em um ano (2017) mais de 300 mil folhas de papel deixaram de ser usadas na UFPB.

Na instituição vários setores como a Pró-Reitoria de Administração (PRA), a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep), a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e o Arquivo Geral estão diretamente envolvidos no processo preparatório para a administração sem papel.

A chefe do Arquivo Geral, professora Julianne Teixeira e Silva, informou que está sendo preparada toda uma campanha educativa, de mudança de cultura e comportamento nos ambientes da UFPB para implementação do processo de forma equilibrada. Ela explicou que do ponto de vista da gestão, a UFPB ganhará eficiência institucional pela transparência e celeridade nas ações e maior controle dos processos administrativos.

“Será uma mudança de cultura na execução das tarefas diárias dos técnicos-administrativos, dos docentes e também nas práticas dos estudantes”, comentou a professora. Ela explicou que atualmente a equipe envolvida no processo está trabalhando na melhora do módulo protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), preparando capacitações dos técnicos-administrativos e desenvolvendo tutoriais para uso do sistema. Somente no período de setembro a novembro de 2018, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas já realizou cursos de capacitação para 15 turmas de técnicos-administrativos, com 230 pessoas capacitadas.