Relatórios Finais – Instruções para Submissão

Aos Coordenadores e Assessores de Extensão

Entramos num período crucial no que se refere ao encerramento das ações de extensão do ano calendário 2017 e início das ações de extensão para a o ano calendário 2018. Diante disso, solicitamos a todos, coordenadores e assessores de extensão, atenção às diretrizes deste informativo quanto ao encerramento das ações de extensão pertinentes aos editais PROBEX, FLUEX, PROEXT, PROTEC-ETS, UFPB NO SEU MUNICÍPIO, PET-Extensão e nas Chamadas Públicas para institucionalização dos cursinhos do CCHSA, CCAE e do Projeto da Escola de Educação Básica – CE: “Inclusão se faz com ação”. Portanto, todas ações de extensão aprovadas nestes editais já devem estar com a situação/status “em execução”. Partindo desse entendimento, os coordenadores antes de enviarem seus relatórios finais devem efetuar as seguintes verificações:

 Momento = Antes do envio do relatório final:

1. Verificar se todos os membros da equipe organizadora estão cadastrados e as suas respectivas cargas horárias (caminho: SIGAA → Módulos → Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Gerenciar Equipes Organizadoras).

- Caso tenha alguma divergência, ou seja, falte algum membro na equipe organizadora, acessar o tutorial gerenciar equipes organizadoras para obter instruções de como incluí-los na ação.

- Caso haja alguma divergência com relação a carga horária do membro, acessar o tutorial alterar/atividade/objetivos para obter instruções de como corrigir divergências nas cargas horárias dos membros nas atividades.

 2. Em caso de Eventos e Cursos deve ser verificado ainda se todos os participantes estão cadastrados (caminho: SIGAA → Módulos → Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Gerenciar Participantes).

-  Caso exista alguma divergência, ou seja, falte algum participante na ação, acessar o tutorial gerenciar participantes para obter instruções de como incluí-los na ação.

Obs.: Deverá ser anexada ao relatório final uma lista com os nomes de todos os participantes do evento ou curso (em formato PDF).

3. Sobre os relatórios dos discentes das ações de extensão:

3.1. Os discentes que possuem plano de trabalho cadastrados, seja ele bolsista ou voluntário, deverão submeter o relatório das suas atividades na ação de extensão (caminho: SIGAA → Extensão → Meus Relatórios).

Obs.: Os coordenadores das ações deverão validar os relatórios dos seus respectivos discentes envolvidos em ações de extensão (caminho: SIGAA → Portal do Docente → Extensão → Relatórios → Relatórios de Discentes de Extensão).

3.2.  Os discentes também deverão encaminhar os seus relatórios em PDF, por e-mail, para os coordenados das ações de extensão os anexarem aos seus relatórios finais.

- Obrigatoriamente >> para o discente bolsista;

- Facultativamente >> para o discente voluntário.

Feita as verificações acima, a formulação e envio do Relatório Final por parte do coordenador deverá atender algumas orientações, conforme segue.

Momento = Durante a elaboração e envio do relatório final:

1. Elaboração e envio do relatório final das ações de extensão:

1.1. Ao iniciar o cadastro do relatório final, o coordenador deverá, na aba objetivos, abrir cada um dos objetivos (clicando sobre ele (s)), e informar o “andamento do objetivo”, a “situação do objetivo”, “o resumo do sobre a execução do objetivo” a partir da reflexão comparativa do que foi proposto com o que foi executado.

1.2. Deverão ser anexados ao relatório final os materiais (fotos, arquivos, etc.) produzidos e provenientes da execução da ação de extensão.

1.3. Deverão ser anexados os relatórios dos discentes aos relatórios finais das ações de extensão (em formato PDF), conforme abaixo:

- Obrigatoriamente >> para o discente bolsista;

- Facultativamente >> para o discente voluntário.

Ademais, ressaltamos que os relatórios finais enviados passarão primeiramente pela aprovação da chefia de departamento antes de chegarem à COPAC. Portanto, é de responsabilidade do coordenador da ação acompanhar o fluxo e solicitar a aprovação perante a chefia do seu departamento caso este permaneça pendente de aprovação.

Para esclarecimentos, ligar para 3216 7071 ou 3216 7331.