Solicitação de diárias e passagens

Atenção!

No dia 03/01/2020, houve a publicação da Portaria MEC Nº 2.227, de 31/12/2019, que trata dos procedimentos para afastamento da sede e do país e concessão de diárias e passagens. Porém, devido a inúmeras críticas, a Portaria Nº 2.227/2019 foi revogada pela Portaria MEC Nº 204/2020, publicada em 07/02/2020.

No âmbito da UFPB, dia 27/01/2020, houve a publicação da Instrução Normativa Reitoria/UFPB Nº 01, que regulamenta a solicitação, autorização, concessão, pagamento, ressarcimento e prestação de contas de diárias e passagens. Diante disso, foram disponibilizados novos modelos de formulários que podem ser acessados aqui na página do CCAE ou no site da PRA.

I. SISTEMA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS (SCDP) 

1. O que é? 

• É o sistema oficial do Ministério da Economia para a solicitação de pagamento e prestação de contas de diárias e passagens para o usuário no deslocamento em território nacional e internacional. 

2. Quem tem direito? 

• Servidores (Professor e/ou Tae) que se afastam a serviço da sede em caráter eventual ou transitório, para território nacional ou internacional, fazendo jus a passagem e diárias em caráter indenizatório para o pagamento de despesas com pousada, alimentação e locomoção.

• Quanto aos estudantes, há a possibilidade de concessão apenas de passagem para participação em eventos/pesquisas, desde que devidamente comprovado o interesse direto da instituição.

• Ainda, é possível o pagamento a colaborador eventual, sendo este a “pessoa física sem vínculo com a Administração Pública que lhe presta algum tipo de serviço, em caráter eventual e sem remuneração, fazendo jus, quando cabível, ao recebimento de passagens, diárias e auxílio-deslocamento, para gastos com transporte e estada que assumir em decorrência do serviço empenhado, sem qualquer caráter empregatício”(Art. 4º, III – IN Nº 01/2020). 

II. SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS NACIONAIS  

1. Disposições gerais: 

• Para fins de processo de concessão de diárias e passagens, considera-se proposto a pessoa que viaja e presta contas da viagem realizada.

• A participação de servidores em feiras, fóruns, seminários, congressos, simpósios, grupos de trabalho e outros eventos será de, no máximo, dois representantes para eventos no país por unidade ou entidade vinculada (Art. 38, IN Nº 01/2020-GR).

• O proposto, ou sua chefia imediata, deve reunir a documentação necessária, que deve estar devidamente preenchida e assinada pelos dois.

• No momento de efetuar uma solicitação de diárias e/ou passagens, é importante que o proposto ou sua chefia imediata, escolha os deslocamentos, as datas e os horários que melhor atendam as necessidades do serviço e a otimização dos recursos que serão utilizados, prezando sempre pela eficiência.

• Os documentos devem ser escaneados separadamente, com boa resolução e tamanho máximo de 2 MB por documento, em formato PDF.

• Quando o afastamento iniciar na sexta-feira, bem como os que incluam sábados, domingos e feriados, obrigatoriamente deverá constar a justificativa na solicitação.

• No CCAE, todo processo de solicitação de diárias e passagens, bem como o de prestação de contas, deverá ser realizado por meio do e-mail: diariasepassagens@ccae.ufpb.br.

• Os deslocamentos de viagens nacionais deverão ser enviados via SCDP com antecedência de 20 (vinte) dias, conforme o Art. 13, da IN Nº 01/2020-GR. Isso implica dizer que o proposto deverá enviar sua solicitação por e-mail com um prazo de, pelo menos, 25 (vinte e cinco) dias de antecedência, de modo que o setor responsável no CCAE tenha tempo suficiente para encaminhar a demanda.

• Não podendo atender ao prazo estabelecido, é necessário anexar justificativa assinada, por autoridade superior. 

2. Documentação Necessária (Art. 15, IN Nº 01/2020-GR): 

1. Formulário de requisição de diárias e passagens obrigatório, devidamente preenchido;

2. Convite;

3. Programação da missão;

4. Documentação que comprove a participação em atividades que exijam a realização de trechos com embarque e desembarque em locais distintos (quando houver);

5. Ofício/Memorando de solicitação de autorização da viagem;

6. Autorização formal da Autoridade Superior, conforme casos previstos no Art. 20, da IN Nº 01/2020-GR; e

7. Documentação relativa ao meio de transporte:

   1. Veículo Próprio: Anexar declaração de veículo próprio, com os dados do veículo e isentando a instituição de possíveis danos que venham a ocorrer com o veículo; ou

   2. Veículo Oficial: Anexar requisição de transporte autorizada pela Subprefeitura; ou

   3. Bilhetes aéreos adquiridos com recursos próprios do proposto. (* A apresentação do comprovante de reserva de voo é obrigatória em caso de aquisição pelo proposto e deve estar de acordo com os dias das diárias solicitadas, podendo se estender para um dia antes da data do evento até um dia após o evento. Os comprovantes de embarque, neste caso, também serão exigidos no momento da prestação de contas). 

3. Solicitações de diárias e passagens para Servidor Público Estadual e Municipal deverão acrescentar a documentação pertinente: 

1. Declaração dos valores recebidos a título de auxílio-transporte e auxílio-alimentação.  

4. Solicitações de diárias e passagens para colaboradores eventuais (não for servidor público ativo) deverão acrescentar a documentação pertinente (Art. 17, IN Nº 01/2020-GR): 

1. Nota técnica da unidade justificando a viagem do colaborador eventual, a compatibilidade da qualificação do beneficiado com a natureza da atividade e o nível de especialização exigidos para desempenhá-la;

2. Documento de identificação;

3. Currículo resumido do beneficiado.

III. SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS E/OU PASSAGENS INTERNACIONAIS 

1. Disposições Gerais: 

• Para fins de processo de concessão de diárias e passagens, considera-se proposto a pessoa que viaja e presta contas da viagem realizada.

• A participação de servidores em feiras, fóruns, seminários, congressos, simpósios, grupos de trabalho e outros eventos será de, no máximo, um representante por unidade ou entidade vinculada para eventos no exterior (Art. 38, IN Nº 01/2020-GR).

• A documentação pertinente para abertura do processo de concessão de diárias e passagens internacionais deverá ser encaminhada via processo SIPAC para Assessoria Administrativa do CCAE que realizará a análise e dará os devidos encaminhamentos.

• O processo administrativo com vistas à autorização de afastamento do país deverá ser encaminhado para o Gabinete da Reitoria, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, considerando-se a data de início do afastamento (Art. 16, IN Nº 01/2020-GR). Isso implica dizer que o proposto deverá enviar sua solicitação com um prazo de, pelo menos, 65 (sessenta e cinco) dias de antecedência, de modo que o setor responsável no CCAE tenha tempo suficiente para encaminhar a demanda.

• O prazo deverá ser rigorosamente cumprido, acarretando sua inobservância à devolução do pedido ao solicitante (§1º, do Art. 16, IN Nº 01/2020-GR).

• A autorização de afastamento do país deverá ser publicada no Diário Oficial da União antes da data inicial da viagem (§2º, do Art. 16, IN Nº 01/2020-GR).

2. Documentação Necessária (Art. 16, IN Nº 01/2020-GR): 

1. Formulário de solicitação de autorização para afastamento do país;

2. Documento(s) que justifique(m) o afastamento, tais como carta-convite ou documento congênere manifestando interesse da organização do evento, governo estrangeiro, organismo ou entidade internacional quanto à participação de representante da UFPB;

3. Agenda ou programação do evento com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;

4. Ofício com solicitação de autorização do dirigente da unidade, ou seu substituto legal, informando o nome da pessoa indicada a participar da missão, expressando a existência de ônus, para a UFPB, conforme disposto no Decreto Nº 91.800, de 18 de outubro de 1985;

5. Discriminação dos valores das passagens, das diárias e do custo total do afastamento;

6. Esclarecimento detalhado do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado; e

7. Estimativa e disponibilidade orçamentária para emissão de passagens e pagamento de diárias. 

IV. PRESTAÇÃO DE CONTAS 

1. Disposições gerais: 

• O prazo para apresentação no SCDP da documentação necessária para prestação de contas nacional é de 5 (cinco) dias corridos, contados da conclusão da missão e de 30 (trinta) dias, contados do retorno da viagem, para prestação de contas internacional.

• O envio da documentação deverá ser feito para o e-mail diariasepassagens@ccae.ufpb.br com antecedência para que haja a conferência, ajustes, se necessário, e a apresentação no sistema. Caso não seja possível o envio em tempo hábil, deve ser incluída a justificativa de prestação de contas fora do prazo para a apresentação da prestação de contas fora do prazo.

• É de responsabilidade do proposto se munir de documentos que venham a comprovar a efetiva realização das atividades previstas.

• O Relatório de Viagem deverá estar devidamente assinado pelo proposto e pelo responsável da unidade.

• O servidor ou o colaborador eventual ficará impedido de realizar nova viagem enquanto não apresentar, ou não for aprovada, sua prestação de contas. Isso em qualquer órgão Federal controlado por este Sistema.  

2. Documentação Necessária (Art. 32, IN Nº 01/2020-GR): 

1. Relatório de Viagem Nacional ou Internacional, a depender do caso;

2. Certificado/Declaração de participação no evento;

3. Canhotos de embarque (apresentação dos bilhetes ou canhotos dos cartões de embarque, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea).

 OBSERVAÇÃO: as instruções acima apresentadas não excluem a responsabilidade do proposto de ler e cumprir a legislação vigente disponível em http://www.pra.ufpb.br/pra.

 OBSERVAÇÃO: FALTA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS GERA SANÇÕES PARA O/A SERVIDOR COM PENDÊNCIA 

ATENÇÃO:

CONFORME AS INÚMERAS DEMANDAS QUE TRAMITAMOS DIARIAMENTE, A ASSESSORIA ADMINISTRATIVA RECOMENDA/ORIENTA QUE AS DOCUMENTAÇÕES DE SCDP, SEJAM ASSINADAS OU DE PRÓPRIO PUNHO OU VIA SOUGOV, OU ASSINADAS VIA SIPAC (preferencialmente).

 

DOCUMENTOS RELACIONADOS: 

Instruções para Solicitações de Diárias e Passagens

Checklist - Documentação - Solicitação Diárias, Passagens e Hospedagem

 Decreto Nº 5.992/2006

Instrução Normativa MPOG Nº 03/2015

Instrução Normativa MPOG Nº 04/2017

Portaria MEC Nº 204/2020

Instrução Normativa PRA/UFPB Nº 01/2020